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导 读

近日，住房和城乡建设部、国家档案局联合签发《城市建设档案管理规定》（中华人民共和国住房和城乡建设部、国家档案局令第61号），明确自2026年9月1日起正式施行，原建设部1997年发布、历经三次修正的旧版规定同步废止。

这是自1997年原规定发布近30年来的首次系统性修订，新规从原来的16条扩展为7章33条，构建起全链条、法治化的城建档案管理制度体系。新规在法律层级上由规范性文件提升为部门规章（住建部、国家档案局联合发布），权威性大幅提升。

其中，档案费用列入工程造价、验收前完成档案整理立卷、电子档案与BIM模型具有同等法律效力并强制移交三大核心变化，直接关系到工程项目的成本构成、数字化交付能力、竣工验收路径，对工程建设全流程产生深远影响。

本文将从新规的四大核心变化入手，逐条解析关键条款，为企业提供全面的政策解读和实操指南。

一、新旧规定核心变化对比

《城市建设档案管理规定》（来源：住房和城乡建设部）

相较于旧版规定，新版内容从7大维度完成全面升级，摒弃传统“重归档、轻过程、弱数字化”的管理模式，转向全生命周期、数字化、信用化、标准化管理。

核心变化汇总（来源：自绘）

二、费用保障制度化

档案相关费用正式列入建设工程造价

2.1 费用入造价：档案费从“隐形成本”变为“法定支出”

《城市建设档案管理规定》（来源：住房和城乡建设部）

①新规第十二条明确规定：“工程建设单位应当将档案相关费用列入建设工程造价，及时收集、整理建设工程各环节文件材料，确保归档进度与工程建设进度同步。”

② 隐形成本显性化：此前，档案整理、竣工图编制、数字化扫描等费用常被归入“管理费”或“其他费”，缺乏明确的列支科目，施工单位往往自己垫付。新规实施后，建设单位必须在项目概算中预留此项费用，招投标阶段即可单独列项。

2.2 科目归属清：档案费应归入“工程建设其他费”单独列项

① 科目归类：城建档案相关费用不计入建筑安装工程费（建安费主要对应工程实体建造），应归入工程建设其他费范畴。

②单独列项：放在“与项目建设有关的其他费用”下，作为专项服务费单独列项，名称标注为“档案综合服务费”或“城建档案技术服务费”，防止审计争议。

2.3 竣工图费用明：编制单位与费用需提前明确

①新规第十三条要求：工程建设单位应当明确建设工程竣工图编制单位和费用，组织设计、施工、监理等单位在竣工验收前完成竣工图编制工作。

②费用独立：竣工图编制费以往可能含在设计费中，新规要求单独明确。如委托施工单位编制，对应的人工、制图、修改费用需单独列支，不得无偿转嫁。

2.4 各方责任同步：参建单位须同步归档

①同步归档义务：按第十二条第二款，勘察、设计、施工、监理等单位须同步开展文件材料的收集和整理工作，并按规定将符合归档要求的工程档案交付工程建设单位。

②建设单位督促责任：建设单位应定期督促和查验归档情况，确保归档进度与建设进度同步。

2.5 费用参考区间

结合全国多地执行情况，档案相关费用整体区间多在工程造价的0.1%～0.5%，具体数值因项目类型、所在地区、是否要求BIM归档存在明显差异。

三、移交时限重大调整

档案验收成为竣工备案前置条件

3.1 验收即门槛：档案验收意见书成为竣工备案的“硬门槛”

①新规第十八条：工程建设单位应当在组织工程竣工验收前完成工程档案的整理立卷，城建档案管理部门验收后出具工程档案验收意见书。

②竣工备案查验：住房城乡建设主管部门在建设工程竣工验收备案时，应当查验工程档案验收意见书。档案验收不通过→无法组织竣工验收→无法办理竣工备案→影响项目交付、工程款结算。

③潜规则终结：过去“先验收、后补档案”的做法被明令禁止，档案工作从“事后补救”变为“前置卡口”。

3.2 移交节点变：从“竣工后3个月”改为“备案前移交”

①新规第十九条：工程建设单位应当在工程竣工验收备案前向城建档案机构移交工程档案。备案后形成的档案，须在3个月内移交。

②新旧对比：旧版要求竣工后3个月内报送，新版调整为备案前移交，要求建设单位将档案整理贯穿施工全过程，不能再拖到竣工后集中补做。

3.3 大型项目可分段：档案可分阶段验收、分阶段移

①新规第十九条第二款：对建设周期长、规模大的建设工程，工程档案可以分阶段验收、分阶段移交。

②政策利好：这对大型工业园、线性工程（公路、管线）等周期长项目是重大利好，可分标段或分单位工程提前完成档案验收，减少集中整理压力。

3.4 责任更清晰：全生命周期管理，“谁形成、谁负责”

①同步归档要求：档案收集、整理必须和施工进度同步推进，按“谁形成、谁负责，谁移交、谁负责”原则压实归档责任。

②建设单位职责：作为总牵头方，负责统筹、督促、查验归档工作，不能简单将所有工作转嫁给施工单位。

③在建项目衔接：已开工但尚未竣工的在建项目，需对照新规加快补齐档案管理短板，尤其是BIM模型的整理和电子档案的规范化管理。

四、数字化转型全面落地

电子档案入法，BIM强制移交

4.1 电子档案入法：电子档案与纸质档案具有同等法律效力

①新规第二十九条：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

②无纸化交付：新规赋予电子档案法律地位，直接推动工程建设档案实现无纸化交付。

③技术合规要求：电子档案需满足“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，企业应确保系统具备电子签章、四性检测等功能。

4.2 BIM强制移交：建筑信息模型纳入法定移交范围

①新增信息化专章：新规新增信息化建设独立专章（旧版完全缺失），要求推动BIM应用，促进城建档案数字资源跨区域、跨部门共享。

②BIM法定地位：BIM模型等数字资源纳入法定移交范围，企业需在工程建设过程中同步做好BIM模型的归档准备。

4.3 电子档案需备份：重要电子档案实行异质、异地多套备份

①新规第三十条：对建设工程竣工图等重要电子档案实行异质、异地多套备份，定期检测，保证档案数字资源的安全、长久可用。

②企业部署：企业部署电子档案管理系统时，需将备份机制纳入整体方案。

4.4 双轨制验收：纸质档案与电子档案同步移交

①验收方式升级：从单一验收升级为双轨制验收（纸质档案+电子档案/BIM），同步移交，缺一不可。

②全面数字化：这标志着城建档案全面进入数字化管理新阶段，企业应主动对接城建档案馆的信息化系统。

五、法律责任升级

信用监管正式入法

5.1 违规入信用：档案违法违规行为纳入信用惩戒

①信用监管入法：新规要求建立健全信用信息归集、评价、应用机制，依法采取守信激励和失信惩戒措施。

②影响招投标：违反档案管理规定的行为将依法纳入信用记录，企业档案管理的合规性将直接影响信用评价，进而可能影响招投标资格。

5.2 监管更刚性：档案验收从“软要求”变为“硬任务”

①框架升级：新版由旧版16条不分章扩展为7章33条，构建全链条、法治化的城建档案管理制度体系。

②刚性管控：档案验收移交工作流程明晰化，时间节点明确化，让档案管理从末端补救变为全程刚性管控。

六、业荣数据对相关企业的核心建议

6.1 调整造价预算：档案费用单列并提前约定

①单列费用：在项目概算、预算、招标控制价中单列“档案综合服务费”或“城建档案技术服务费”，归入工程建设其他费科目。

②提前约定：费用在进场前就明确约定，而不是等验收前再“补救”。

6.2 建立同步归档机制：档案与工程同步

①专人跟踪：建设单位应在施工阶段安排专人跟踪收集隐蔽工程记录、材料合格证、检测报告等过程文件。

②挂钩付款：建议将档案完成情况作为支付工程进度款的条件之一，激励参建各方重视过程归档

6.3 部署电子档案管理系统：满足新规数字化要求

①电子档案系统：提前部署电子档案管理系统，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

②BIM归档准备：同步做好BIM模型的归档准备，满足新规对BIM数字资源移交的要求。

③备份机制：电子档案需要实现异质、异地多套备份，保证档案数字资源安全。

6.4 落实分阶段验收：减轻大型项目压力

①主动沟通：对建设周期长、规模大的建设工程，可主动与城建档案管理部门沟通，争取分阶段验收、分阶段移交。

6.5 做好合同条款更新：明确各方责任与费用

①合同细化：与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应明确约定各方在档案形成、整理、移交工作中的责任分工及对应费用分摊方式。

②竣工图费用：如委托施工单位编制竣工图，费用需单独列支，不得无偿转嫁

6.6 重视信用合规管理：避免影响招投标

①内部审核：将档案合规纳入项目管理绩效考核，建立内部审核机制，确保档案工作符合新规要求。

七、结语

2026年9月1日起，新版《城市建设档案管理规定》正式施行。从“末端把关”到“全过程管控”，从“纸间留存”到“指尖赋能”，从“软约束”到“信用惩戒”，新规标志着城建档案管理迈入了全新的时代。对于工程建设单位而言，档案管理不再是工程竣工后的“补作业”，而是贯穿工程建设全生命周期的“必修课”。提前布局、系统规划、技术赋能，将成为企业在城建档案新规下实现合规管理、降本增效的关键。

始终以政策为导向，以技术为核心，通过数字造价、BIM应用、智慧工地、政府数字化转型等全领域产品与服务，精准匹配不同主体需求。未来，将持续深耕山东市场，以更优质的数字建造解决方案，助力广大建筑企业在新规下实现建筑生命周期全过程管理数字化升级，推动行业迈向合规、高效、智能的高质量发展新阶段。

本期综合参考资料，推荐阅读：

[1] 住房和城乡建设部、国家档案局.城市建设档案管理规定（住房和城乡建设部、国家档案局令第61号）[S].2026-04-20.

[2] 住房城乡建设部、国家档案局联合印发《城市建设档案管理规定》.中国建设新闻网.

[3] 住房城乡建设部.“强化城建档案管理 服务城市高质量发展——《城市建设档案管理规定》解读”[EB/OL].2026-06-10